各中标单位,各采购单位:
根据市招管局及校招标采购办的要求,校内实验实训室的教学仪器设备招标采购在项目立项、供货、安装、验收时要保留相关的原始资料,以便审核、资产入库、使用管理等。请按以下要求执行:
一、招标采购
1.采购部门论证、立项,确定项目负责人,拟订初步的项目采购方案。
2.学校审核、批准,报市财政局、招管局,审核采购方案。
3.招标、公示、签订合同。
4.校内项目负责人从教务处实践科领取合同、标书副本。
二、供货、安装、调试、培训等
三、项目验收
1.验收程序:企业安装自验,提交验收报告资料。完成项目仪器设备以及相关资料移交-->项目建设部门自验-->项目负责人提交校验收-->学校招标办组织验收
2.相关资料准备
(1)供应商
①准备《项目验收报告资料》(项目验收报告资料151211.rar)一式两份(一份采购单位存档、一份校档案室存档)
②亳州市政府验收报告(一式四联单,从教务处领取),填写信息,分别盖印,提交给项目负责人
③项目正式发票原件,以及复印件一份
(2)项目负责人
①项目论证意见表两份
②该项目最初的招标方案一份,项目负责人要签字
③项目标书副本
④填写报销封面一份
⑤按要求制仪器设备清单,电子一份,纸质两份
(3)项目负责人整理好相关资料,报帐时按下表材料归类提交:
序号 | 材料名称 | 实践教学科 | 后勤资产科 | 校档案室 | 财务处 |
1 | 采购项目论证意见.doc | 1份 | | 1份 | |
2 | 招标前拟定的招标方案纸质(项目负责人签字) | | | 1份 | |
3 | 投标书(副本) | | | 1份 | |
4 | 项目验收报告资料151211.rar | 1份 | | 1份 | |
5 | 项目合同 | 原件1份 | 复印件1份 | 原件1份 | 原件1份 |
6 | 政府验收报告 (一式四联) | 复印件1份 | 复印件1份 | 复印件1份 | 1份 |
7 | 项目发票 | | 复印件1份 | | 原件1份 |
8 | 报销封面 | | 复印件1份 | | 原件1份 |
9 | 仪器设备登记一览表(空表).xls | 1份纸质,1份电子 | 1份纸质 | | |
四、项目报帐程序
项目建设相关材料整理完毕后,填写报销封面,准备相关材料,走如下程序:
教务处实践教学科登记备案-->后勤处资产科登记资产-->财务处审核-->相关部门领导签字审批-->财务处转帐
教务处实践教学科
2015年4月28日